KBS Bildirimi Nasıl Yapılır, Kim Sorumlu

KBS nedir, hangi kanuna dayanır

KBS, Kimlik Bildirim Sistemi'nin kısaltması. Emniyet Genel Müdürlüğü'nün işlettiği sistem kbs.egm.gov.tr adresi üzerinden çalışıyor. Konaklama tesisleri, tesiste kalan kişilerin kimlik ve giriş-çıkış bilgilerini bu sistem üzerinden kolluğa iletiyor.

Dayanağı 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu. 1973 tarihli bu kanun, konaklama yerlerinin kaldıkları kişilerin kayıtlarını tutmasını ve kolluğa bildirmesini zorunlu kılıyor. Uygulamanın ayrıntıları Kimlik Bildirme Kanununun Uygulanması ile İlgili Yönetmelik'te düzenleniyor.

Kanunun Ek 1. maddesi 29 Ağustos 1996 tarihli 4178 sayılı Kanunla eklendi ve o hâliyle karakollara bilgisayar terminali konulmasını düzenliyordu. Konaklama tesislerine bugünkü yükümlülüğü getiren fıkralar maddeye 31 Ekim 2016 tarihli 678 sayılı KHK ile eklendi, 1 Şubat 2018 tarihli 7071 sayılı Kanunla aynen kabul edilerek kanunlaştı.

Bu fıkralara göre konaklama tesisleri tüm kayıtlarını bilgisayarda günü gününe tutmak, genel kolluk kuvvetlerinin bilgisayar terminallerine bağlanmak ve mevcut bilgi, belge ve kayıtları anlık olarak kolluğa bildirmek zorunda. Kimlik bildirim sistemleri de bu yükümlülüğü karşılamak üzere kuruldu.

Yani bildirim bir tercih değil. Defteri düzgün tutuyor olmak, jandarmaya veya polise ayrıca telefon açmak, misafir listesini elden götürmek kanunun aradığı şeyi karşılamıyor. Kanun bağlantının kurulmuş olmasını ve verinin sisteme anlık geçmesini arıyor.

Konaklama tesislerinin anlık bildirim yükümlülüğü, 1774 sayılı Kanun'un Ek 1. maddesine 2016'da eklenen ve 2018'de kanunlaşan fıkralardan geliyor.

Hangi tesisler kapsamda

Kanunun 2. maddesi kapsamı geniş tutuyor. Otel, motel, han, pansiyon, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü ve benzeri her türlü özel veya resmi konaklama yerleri madde metninde sayılıyor. Madde ayrıca özel sağlık müesseselerini, dinlenme ve huzur evlerini, dini ve hayır kurumlarının sosyal tesislerini de kapsıyor.

Madde 20 Kasım 2025 tarihli 7565 sayılı Kanunla genişletildi. Listeye marinalar, liman tesisi ve kıyı tesisi eklendi; gemi ve deniz turizmi araçlarında kalan kişiler de açıkça kapsama alındı. Değişiklik 5 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlandı.

Buradaki ölçü tesisin adı veya belgesi değil, yaptığı iş. Madde "ve benzeri her türlü, özel veya resmi konaklama yerleri" diyerek listeyi açık bırakıyor. Turizm işletme belgeniz olması ya da olmaması kapsamı kendiliğinden değiştirmiyor.

Apart otel, butik otel, bungalov ve dağ evi gibi işletmeler madde metninde kendi adlarıyla geçmiyor; konaklama hizmeti verdikleri için benzeri konaklama yerleri ifadesi kapsamında değerlendiriliyor. Tereddüt varsa bağlı olduğunuz emniyet müdürlüğünün kimlik bildirme büro amirliğine veya jandarma komutanlığına sormak en sağlıklısı.

Öğrenci yurtları bu maddede değil, Kanun'un 6. maddesinin (c) bendinde düzenleniyor. Oradaki bildirim süresi üç gün ve rejim farklı. Yurtlar da bildirim yükümlüsü, ama tabi oldukları hüküm ve süre konaklama tesislerininkinden ayrı.

Tesisin bulunduğu yere göre muhatap da değişiyor. Polis sorumluluk bölgesindeki tesisler Emniyet'in KBS'sini, jandarma sorumluluk bölgesindekiler Jandarma Genel Komutanlığı'nın kendi Kimlik Bildirim Sistemi'ni kullanıyor. Dayanak kanun ve istenen veri benzer, sistemler ayrı.

Otel, motel, pansiyon, apart otel, butik otel
Kamp, kamping, tatil köyü, bungalov
Günübirlik kiralanan evler, han, bekar odaları
Marina, liman tesisi, kıyı tesisi (2025'te eklendi)
Özel sağlık müesseseleri, dinlenme ve huzur evleri

Sisteme nasıl kayıt olunur

İlk adım hangi kolluk birimine bağlı olduğunuzu netleştirmek. Belediye sınırları içindeki yerleşim yerleri genellikle polis sorumluluk bölgesinde, bu sınırların dışındaki köyler ve kırsal turizm alanları jandarma bölgesinde kalıyor. İki taraf için hem başvuru yeri hem sistem farklı.

Polis bölgesindeki tesisler için yol şu: tesis yetkilisi bağlı bulunduğu güvenlik birimine, il uygulamasında Asayiş Şube Müdürlüğü Kimlik Bildirme Büro Amirliği'ne bizzat başvurup kaydını yaptırıyor. Kullanıcı tanımlandıktan sonra bildirimler doğrudan kbs.egm.gov.tr üzerinden yapılıyor. Sistem 2017'de kullanıma açıldı.

Jandarma bölgesindeki tesisler Jandarma Genel Komutanlığı'nın Kimlik Bildirim Sistemi'ni kullanıyor. Giriş e-Devlet kimlik doğrulaması üzerinden yapılıyor ve tesisler için ayrı bir uygulama sürümü bulunuyor. Başvuru ve kullanıcı tanımlama işlemleri bağlı olunan jandarma komutanlığı üzerinden yürüyor.

Kayıt işini tesis açılmadan halletmek gerekiyor. Kanun, terminale bağlanmak için gereken işlemlerin tamamlanmasını ayrı bir yükümlülük olarak düzenliyor ve bağlantının hiç kurulmamış olmasını, veri göndermemekten ayrı bir fiil sayıyor.

Başvuru bizzat yapılıyor: önce bağlı olduğunuz kolluk birimine kayıt, sonra sistem üzerinden bildirim.

Ne zaman bildirilmeli, gecikirse ne olur

Kanunun konaklama tesisleri için aradığı ölçü anlık bildirim. Misafir giriş yaptığı anda kaydın sisteme geçmesi bekleniyor. Bu, gün içinde kayıtları bir yerde toplayıp akşam topluca girmek anlamına gelmiyor.

Uygulamada en çok karışan nokta burası. Kanunda 24 saatlik süre iki yerde geçiyor ve ikisi de misafirle ilgili değil: personelin işe başlaması ve ayrılışı (madde 4) ile sorumlu işleticinin değişmesi (madde 3). Misafirde ise Ek 1. madde uyarınca anlık bildirim esas. Bu süreleri birbirine karıştıran işletme, misafir bildirimini geciktirdiğinde kendini kurallara uygun sanıyor.

Çıkış da bildirimin parçası. Kanun geliş ve ayrılış kayıtlarının birlikte, günü gününe tutulmasını istiyor. Misafir ayrıldığında kayıt kapatılmazsa sistemde tesiste kalmaya devam ediyor görünür.

Yaptırım tarafında Ek 1. madde iki ayrı fiil tanımlıyor: kolluk terminallerine bağlanmamak ve bağlı olduğu hâlde anlık veri göndermemek ya da gerçeğe aykırı kayıt tutmak. Kanun metnindeki taban tutarlar bağlanmayanlar için on bin, anlık veri göndermeyen veya gerçeğe aykırı kayıt tutanlar için beş bin Türk lirası. Bu tutarlar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için, uygulanacak güncel rakamı bağlı olduğunuz kolluk biriminden teyit etmenizi öneririz.

Tekrar hâlinde tablo ağırlaşıyor. Aynı takvim yılı içinde fiilin tekrarı hâlinde en son kesilen cezanın iki katı uygulanıyor; aynı takvim yılı içinde dördüncü defa işlenmesi hâlinde işletme ruhsatı iptal ediliyor. Cezayı mahallî mülkî amir veriyor ve ceza tebliğinden itibaren bir ay içinde ödeniyor.

İdari para cezalarına karşı, 5326 sayılı Kabahatler Kanunu'nun 27. maddesi uyarınca tebliğ veya tefhimden itibaren on beş gün içinde sulh ceza hakimliğine başvurulabiliyor. Bu süre içinde başvurulmazsa karar kural olarak kesinleşiyor. Aynı madde mücbir sebep nedeniyle süresinde başvuramayanlar için ayrı bir imkân öngördüğünden, ceza tebliğ edildiğinde bir avukata danışmanız yerinde olur.

Misafirde anlık bildirim; personelde ve sorumlu işletici değişikliğinde 24 saat. Bu süreleri karıştırmak en yaygın uyumsuzluk sebebi.

Kim sorumlu: işletmeci mi, resepsiyonist mi

Kanun sorumluluğu sorumlu işleticiye yüklüyor. Yönetmeliğin 3. maddesi sorumlu işleticiyi, tesisi çalıştırmak ve yönetmek üzere iş verilen ya da atanan kişi olarak tanımlıyor. Özel kuruluşlarda bu atamayı tesisin sahibi, kanuni temsilcisi veya kiracısı yapıyor; yani sahip ile sorumlu işletici aynı kişi olmak zorunda değil. Kanun ayrıca kamu kuruluşlarına ait tesislerin amir ve müdürlerinin işletici gibi sorumlu olduğunu söylüyor.

Bildirimi sorumlu işleticinin kendisi yapmıyor. Kanunun 3. maddesine göre sorumlu işleticinin kimliği, tesis açılmadan önce müessesenin sahibi veya kanuni temsilcisi tarafından, yönetmelikte Form 1 olarak yer alan kimlik bildirme belgesi doldurularak en yakın kolluk örgütüne bildiriliyor. Yani devletin nezdinde kimin sorumlu olduğu, tesis açılmadan kayda geçmiş oluyor.

Kural olarak idari para cezasının muhatabı, kolluğa bildirilmiş olan sorumlu işleticidir. Resepsiyonist bildirimi yapan kişidir. Vardiyadaki arkadaş kaydı unuttuğunda ceza yazısı işletmeye gelir.

Bunun bir istisnası var. Kanunun 3. maddesi, işleticilerin bu konudaki görev ve yükümlülükleri kendi sorumlulukları altında yöneticilerine devredebileceğini, bu durumda işletici ile yöneticinin müştereken sorumlu olacağını düzenliyor. Somut olayda kimin muhatap olacağı böyle bir devrin yapılıp yapılmadığına göre değişir; tereddüt hâlinde hukuk danışmanınıza başvurun.

Bu, personelin hiç sorumluluğu yok anlamına da gelmiyor. İşletme içinde disiplin, görev tanımı ve iş sözleşmesi üzerinden ayrı bir sorumluluk kurulabilir. Ama kolluğa ve mülkî amire karşı muhatap, kanunun tarif ettiği kişilerdir.

Sorumlu işletici değiştiğinde bildirim 24 saat içinde yenilenmeli; kanunun 3. maddesi bunu açıkça söylüyor. Devir sonrası bu adımı atlayan işletmelerde kayıtlarda eski işletici görünmeye devam ediyor. Devir sözleşmesinde bu maddeyi açıkça yazmakta fayda var.

Kural olarak cezanın muhatabı kolluğa bildirilmiş sorumlu işleticidir; yükümlülük yöneticiye devredilmişse işletici ve yönetici müştereken sorumlu olur.

Resepsiyonun akışı: giriş anında hangi bilgi alınır

Pratikte akış basit ama disiplin ister. Misafir resepsiyona geldiğinde kimlik belgesini ibraz eder, resepsiyonist bilgileri kayda geçirir, kayıt sisteme gönderilir, sonra oda anahtarı verilir. Anahtarı bildirimden önce vermek, bildirimin unutulmasının en sık sebebidir.

Kanunun 9. maddesi, kimliğini nüfus hüviyet cüzdanı veya diğer resmî geçerli belgelerle ispat edemeyen kişilerin tesiste barındırılamayacağını söylüyor. Uygulamada bu, yerli misafirde T.C. kimlik kartı, yabancı misafirde pasaport demek. Hangi belgelerin kabul edildiği konusunda tereddüt varsa bağlı olduğunuz kimlik bildirme büro amirliğine sormak en sağlıklısı.

Kayda geçen bilgiler tipik olarak ad soyad, T.C. kimlik numarası veya pasaport numarası, doğum bilgileri, uyruk, oda numarası, giriş tarihi ve saati ile çıkış bilgisidir. Çıkış yapıldığında kayıt kapatılır.

Odada kalan herkes ayrı ayrı bildirilir. Kanun, yatacak yer gösterilen yerli veya yabancı herkesin kaydının tutulmasını istiyor. Rezervasyonu yapan kişi üzerinden tek kayıt açmak eksik bildirimdir; refakatteki eş, arkadaş ve çocuklar dahil, o odada geceleyen her kişi sistemde görünmelidir.

Oda değişikliği, konaklamanın uzatılması ve erken çıkış da kayda yansımalıdır. Bu üçü genelde defterde düzeltilir ama sisteme işlenmeyi unutur. Gün sonunda sistemdeki doluluk ile odalardaki fiilî durumun tutması, iyi işleyen bir resepsiyonun en pratik kontrolüdür.

Kimlik belgesini fiziken gör, bilgileri kayda geç
Odada kalan her kişiyi ayrı kaydet, çocuklar dahil
Oda numarası, giriş tarihi ve saatini eksiksiz gir
Anahtarı bildirim tamamlandıktan sonra ver
Çıkışta kaydı kapat, erken çıkış ve oda değişikliğini işle

Sık yapılan hatalar

Sahada gördüğümüz hataların çoğu bilgisizlikten değil, akışın gevşemesinden kaynaklanıyor. Yoğun bir akşam girişinde bir kayıt atlanır, ertesi gün kimse fark etmez, sonra bir denetimde ortaya çıkar.

En sık rastlananlar aşağıda. Bunların hepsi kayıt disiplini ve tek bir giriş noktası ile önlenebilir hatalar.

Vardiya sonunda toplu giriş yapmak. Kanun anlık bildirim istiyor; gece toplu girilen sabah kayıtları bu ölçüyü karşılamaz.
Sadece rezervasyonu yapan kişiyi bildirmek, odadaki diğer kişileri atlamak.
Çıkış kaydını kapatmamak. Sistemde aylardır tesiste görünen misafirler birikir.
Refakatteki çocuğu bildirmemek. Kanun yatacak yer gösterilen herkesin kaydını istiyor.
İsim ve kimlik numarasını acele yazıp hatalı girmek. Gerçeğe aykırı kayıt tutmak ayrı bir yaptırım başlığıdır.
Sistem şifresini tek kişide tutmak. O kişi izne çıktığında veya işten ayrıldığında bildirim durur.
Sorumlu işletici değişikliğini 24 saat içinde bildirmemek. Kayıtlarda eski işletici görünmeye devam eder.
Acenteden gelen isimle kimlikteki ismi karşılaştırmamak. Rezervasyon adı ile gerçek misafir farklı olabilir.

Kimlik fotokopisi meselesi

Uzun yıllar birçok tesis kimlik fotokopisi alıp dosyada sakladı. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 06.11.2025 tarihli ve 2025/2120 sayılı ilke kararı bu uygulamayı hukuka aykırı buldu. Karar 9 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlandı.

Kararın gerekçesi ölçülülük. Kimlik belgesinin ibraz edilmesi ve bilgilerin doğrulanıp kaydedilmesi amaç için yeterli görülüyor; belgenin kopyasını almak ve saklamak aşırı veri işleme sayılıyor.

Karar, konaklama hizmeti alan kişilerin T.C. kimlik belgesi fotokopisinin alınması ve kaydedilmesiyle ilgili. Buna göre T.C. kimlik belgesi taranmaz, fotokopisi çekilmez, dosyaya konmaz; daha önce alınmış kopyaların da Kanun'un 7. maddesine uygun şekilde imha edilmesi gerekiyor. Uygulamaya son verilmemesi hâlinde Kanun'un 18. maddesi kapsamında işlem tesis edilebiliyor.

Yabancı misafirin pasaportu karar metninde ayrıca ele alınmıyor. Bu konuda nasıl davranacağınızı kendi hukuk danışmanınıza veya doğrudan Kuruma danışmanız yerinde olur.

İki yükümlülük çelişmiyor. Kimlik bildirimi belgenin kopyasını değil, kimlik bilgisini istiyor. Resepsiyonist belgeyi görür, bilgileri sisteme girer, belgeyi misafire iade eder. Kayıt bilgi düzeyinde kalır.

Kimliği görüp bilgiyi kaydetmek gerekli ve yeterli; T.C. kimlik belgesinin kopyasını alıp saklamak Kurul kararına göre hukuka aykırı.

Akışı programın üstlenmesi

Bu yükümlülüğün zor tarafı kural değil, tekrar. Aynı işi günde otuz kez, gecenin bir yarısı, yorgun bir vardiyada eksiksiz yapmak gerekiyor. Hata da tam burada çıkıyor.

Otel yönetim programının bu noktada yaptığı iş, bildirim için gereken veriyi ayrı bir görev olmaktan çıkarıp check-in akışının içine yerleştirmek. Misafir kaydı açılırken gereken alanlar zaten doldurulur, odadaki her kişi ayrı satır olarak kaydedilir, çıkışta kayıt kapanır. Bilgi iki yere ayrı ayrı girilmediği için tutarsızlık da azalır.

DolphINN'de check-in ekranı bu mantıkla kurulu. Eksik alanla kayıt tamamlanmaz, odadaki refakatçiler ayrı kayıt olarak istenir, çıkış işlemi kaydı kapatır. Kimlik belgesinin kopyası tutulmaz; sadece bildirim için gereken bilgi kaydedilir.

Sınırı açıkça söyleyelim: DolphINN, bildirim için gereken bilgiyi check-in anında eksiksiz ve düzenli biçimde toplar. Bildirimin kolluğun sistemine gönderilmesi Emniyet'in KBS'si veya jandarma bölgesinde Jandarma'nın kendi sistemi üzerinden yapılır. Otomatik gönderim şu an DolphINN'in kapsamında değildir.

Programın yaptığı iş kolaylaştırmak. Kanun karşısındaki sorumluluk yine sorumlu işleticide kalır. Sistem, o sorumluluğun unutulmaya bağlı kısmını azaltmaya yarar.

Sık sorulanlar

KBS bildirimi kaç saat içinde yapılmalı?

Konaklama tesislerinde misafir bildiriminde kanunun aradığı ölçü anlık bildirimdir; giriş yapıldığı anda kaydın sisteme geçmesi beklenir. Kanunda geçen 24 saatlik süreler misafirle değil, personelin işe başlaması ve ayrılışıyla (madde 4) ve sorumlu işleticinin değişmesiyle (madde 3) ilgilidir.

KBS cezası kime kesilir, resepsiyoniste mi?

Kural olarak idari para cezasının muhatabı, kolluğa bildirilmiş olan sorumlu işleticidir; resepsiyonist bildirimi yapan kişidir. Ancak Kanun'un 3. maddesi, işleticinin bu yükümlülükleri kendi sorumluluğu altında yöneticisine devredebileceğini ve bu hâlde işletici ile yöneticinin müştereken sorumlu olacağını düzenler. Somut olayda kimin muhatap olacağı devrin yapılıp yapılmadığına göre değişir.

Turizm belgesi olmayan küçük pansiyon da bildirim yapmak zorunda mı?

Evet. Kanunun 2. maddesi otel, motel, han, pansiyon, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü ve benzeri her türlü özel veya resmi konaklama yerlerini sayıyor. Belirleyici olan tesisin belgesi değil, konaklama hizmeti veriyor olmasıdır.

Jandarma bölgesindeysem hangi sistemi kullanırım?

Polis sorumluluk bölgesindeki tesisler Emniyet Genel Müdürlüğü'nün KBS'sini kbs.egm.gov.tr üzerinden, jandarma sorumluluk bölgesindekiler Jandarma Genel Komutanlığı'nın kendi Kimlik Bildirim Sistemi'ni kullanır. Başvuru ve kullanıcı tanımlama işlemleri de bağlı olunan birime göre ayrıdır.

Misafirden kimlik fotokopisi alabilir miyim?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2025/2120 sayılı ilke kararına göre konaklama hizmeti alan kişilerin T.C. kimlik belgesi fotokopisini almak ve kaydetmek hukuka aykırıdır. Kimliği görüp bilgileri kaydetmek yeterlidir; daha önce alınmış kopyaların da Kanun'un 7. maddesine uygun şekilde imha edilmesi gerekir. Karar metni pasaportu ayrıca ele almadığından, yabancı misafir için hukuk danışmanınıza danışmanız yerinde olur.

Odada kalan çocuğu da bildirmek zorunda mıyım?

Evet. Kanun, tesiste yatacak yer gösterilen yerli veya yabancı herkesin kimlik ve geliş-ayrılış kayıtlarının tutulmasını istiyor. Rezervasyonu yapan kişi üzerinden tek kayıt açmak eksik bildirim sayılır; refakatteki eş, arkadaş ve çocuklar da ayrı ayrı kayda girer.

Ceza tebliğ edildi, itiraz edebilir miyim?

5326 sayılı Kabahatler Kanunu'nun 27. maddesi uyarınca idari yaptırım kararına karşı tebliğ veya tefhimden itibaren on beş gün içinde sulh ceza hakimliğine başvurulabilir. Bu süre içinde başvurulmazsa karar kural olarak kesinleşir. Aynı madde mücbir sebep hâli için ayrı bir imkân öngördüğünden, ceza tebliğ edildiğinde bir avukata danışmanızı öneririz.

Misafir çıkışını da bildirmek gerekiyor mu?

Gerekiyor. Kanun geliş ve ayrılış kayıtlarının birlikte, günü gününe tutulmasını istiyor. Çıkış işlenmezse kayıt sistemde açık kalır ve misafir tesiste kalmaya devam ediyor görünür. Erken çıkış ve oda değişikliği de aynı şekilde sisteme yansıtılmalıdır.

Kaynaklar

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

KBS bildirimi nasıl yapılır, otelde kimin sorumluluğunda